PEDELEGASIAN WEWENANG

1.     Pengertian delegasi dan pendelegasian

                 Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja Organisasi. Maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau biasa disebut delegation        

            Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

            Pendelegasian adalah pelimpahan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain. Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rutinitas sebaiknya didelegasikan ke orang lain agar seorang manajer dapat menggunakan waktunya itu untuk melakukan tugasnya sebagai seorang manajer. Pendelegasian dapat pila dikatakan sebagai berikut :

1)    Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.

2)    Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.

2.  Pendelegasian Wewenang Pendapat Para Ahli

Ralph C Davis

            Delegation of Authority is merely the phase of the process in wich Authorityof assigned function is released to position to be exercise by their incumbent.

Artinya;

            Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban.

Malayu S.P. Hasibuan

            Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator.

3. Asas – Asas Pendelegasian

1)    Asas Kepercayaan

             Delegator hanya akan mendelegasikan sebagian wewenanganya kepada delegate, jika delegate dapat dipercaya. Kepercayaan harus didasarkan atas pertimbangan yang Objektif mengenai Kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggung jawab.

2)    Asas Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan

         Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan Hasil yang dilakukan oleh delegate. tidak boleh kurang, tidak boleh lebih. Harus disesuaikan dengan jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapaihasil yang diharapkan.

3)    Asas Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas (Principle of function definition)

             Asas penentuasn tugas yang dilakukan  manajer  kepada para bawahanya  harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang dilakukan maka akan semakin jelas delegation of authority dalam organisasi dan semaki jelas pula hubungan wewenang dengan bagian – bagian yang lainnya. Menurut asas ini pendelgasian harus didasarkan atas  job description seorang bawahan.

4)    Asas Rantai Berkala (Principle Scolar of  Chain)

              Asas ini artinya manajer dalam mendelegasikan wewenang harus dilakukan menurut urutan kedudukan yakni dari pejabat ke bawahan. Asas ini menghendaki adanya urutan – urutan wewenang dari manajer puncak kebawahan.

5)    Asas Tingkat Wewenang (The Authority Level Participle)

         Menurut asas ini masing – masing manager pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijakan apa saja yang dapat diambilnya sepnajang mengenai wewenangnya.

6)    Asas Kesatuan Komando  (principle Unity of Command)

         Setiap bawahan  harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seseorang atasan saja. Tapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.

7)    Asas Keseimbangan Wewenang  & Tanggung Jawab (Parity Of Authority & Responsibility )

            Menurut asas ini besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besaranya tugas – tugas dan tanggungjawab yang diminta. Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan berakibat terjadinya kemandekan tugas-tugas dan tumpang tindih.

8)    Asas Pembagian Kerja  (Devision of Work)

Untuk berfungsinya  Organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, Karena jika tidak manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan dikerjakan sendiri oleh manajer.

9)    Asas Efisiensi

Menurut asas ini pendelgasian wewenang maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas – tugas penting daripada melaksanakan hal – hal yan dapat dikerjakan bawahanya.

10)  Asas Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle  of Authority of Responsibility)

Setiap delegate yang menerima wewenang, mutlak harus bertanggungjawab kepada delegator mengenai wewenang yang dilaksanakannya. Perlu diperhatikan bahwa asas tidak berlaku mutlak, tetapi hanya sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi.

4.     Dasar Pendelegasian

Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "Mengapa pendelegasian itu penting?". Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.

1)    Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.

2)    Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).

3)    Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.

4)    Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.

5)    Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.

6)    Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan  dalam organisasi.

5.       Manfaat Pendelegasian Wewenang

1)    Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang  tinggi

2)    Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan

3)    Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif.

4)    Pelimpahan wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut.

5)     Bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.

6)    Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.

6.       Ada 4 Kegiatan Terjadi Ketika Delegasi Dilakukan

1)    Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2)    Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau   tugas.

3)     Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.

4)     Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

7.       Sifat Delegasi

1)  Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.

2)  Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.

8.       Aspek Penting Dalam Pendelegasian

1)  Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.

2)  Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.

3)  Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.

a)    Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results").

b)    Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas.

c)    Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.

d)    Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability").

e)    Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences").

9.         Sentralisasi Dan Desentralisasi

1)    Sentralisasi berarti sebagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap dipegang oleh manajer puncak (top manager) à sentralisasi relatif.

2)    Desentralisasi wewenang berarti sebagian kecil wewenang/kekuasaan dipegang oleh manajer puncak, sedang sebagian besar kekuasaan menyebar ke seluruh struktur organisasi à desentralisasi relative

10.     Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi

Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.

1)    Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas.

2)    Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya.

3)    Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.

Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai berikut.

1)    Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena berbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.

2)    Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.

3)    Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.

4)    Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab.

11. Persyaratan agar Kewenangan Efektif

                 Menurut Chester Barnard, dalam memberikan kewenang yang efektif ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan atau dipenuhi sebagai berikut:

1)    Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan atau atasan.

2)    pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi.

3)    pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi atau kelompoknya.

4)    sang bawahan mampu secara mental maupun fisik untuk menjalankan apa yang diperintahkannya .

12.   Hambatan Terhadap Pendelegasian Yang Efektif

            Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah :

1)    Perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.

2)    Ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan.

3)     Ketidak adanya kepercayaan kepada bawahan

4)    Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas

Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah:

1)    Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.

2)    Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.

3)    Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.

4)     Bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

13. Jenis-jenis wewenang :

1)    Wewenang garis, adalah kekuasaan, hak dan tanggung jawab langsung berada pada seseorang atas tercapainya tujuan. Ia berwewenang mengambil keputusan dan berkuasa, berhak serta bertanggung jawab langsung untuk merealisasi keputusan tersebut. Disimbolkan dengan garis (_______).       

2)     Wewenang staff, adalah kekuasaan dan hak, hanya untuk memeberikan data, informasi dan saran-saran saja untuk membantu lini, supaya bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Seseorang yang mempunyai wewenang staf, tidak berhak mengambil keputusan dan merealisasikan keputusan serta tidak bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan. Tegasnya pemegang wewenang staf hanya merupakan pembantu lini untuk menyediakan data, informasi, dan saran-saran dipakai tidaknya tergantung manajer lini. Disimbolkan dengan garis terputus-putus (---------).

3)     Wewenang fungsional, kekuasaan seorang manajer adalah karena proses-proses, praktek-praktek, kebijakan-kebijakan tertentu atau soal-soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan oleh pegawai-pegawai lain dalam bagian-bagian lain pula. Disimbolkan dengan garis terputus-putus dan titik-titik (-●-●-●-●-●-●-).